Effizienzsteigerung mit ERP-Systemen

Wenn ein Unternehmen wächst, neue Abteilungen bildet oder sogar einen neuen Betrieb aufmacht, stößt es eher früher als später an einen Punkt, ab dem die Kommunikation der einzelnen Bereiche mit Methoden wie E-Mail oder Telefon nicht mehr praktikabel ist. Häufig existieren zu diesem Zeitpunkt bereits mehrere Datenmanagementsysteme nebeneinander, die zwar für die einzelnen Bereiche gut funktionieren, aber nicht kompatibel sind und miteinander kommunizieren. Durch Kommunikationsschwierigkeiten, Missverständnisse und Wartezeiten entstehen so unnötige Effizienzverluste, die im Geschäftsalltag kaum auffallen, aber aufs Jahr gerechnet erhebliche Umsatzeinbußen mit sich bringen. Aus diesem Grund ist es für jedes Unternehmen klug, eine Effizienzsteigerung mit ERP-Systemen zu erzielen. ERP steht hierbei für „Enterprise Resource Planning“ und ist eine Software, die einzelne Ressourcen des Unternehmens analysiert, verwaltet und steuert. Dabei umfasst der Begriff „Ressource“ nicht nur Maschinen, Gebäude und Materialien, sondern auch Personal, Daten und Kapital. All diese Bestandteile eines Unternehmens können von einem ERP-System effizient und zentral verwaltet werden. Hier können Sie mehr zu ERP-Systemen, ihrem Aufbau und den zahlreichen Vorteilen für unterschiedliche Unternehmen lesen. Außerdem erfahren Sie, welche weiteren Systeme sich für eine noch bessere Effizienz mit ERP-Systemen verbinden lassen.


Bestandteile zur Effizienzsteigerung in ERP-Systemen

Jedes Unternehmen ist einzigartig, und doch verbindet die unterschiedlichen Unternehmensarten, dass sie verschiedene Bereiche haben, die von einer zentralen Verwaltung und besserer Kompatibilität und Kommunikation profitieren. Nicht jedes Unternehmen verfügt über all diese Bestandteile. So hat beispielsweise ein Dienstleistungsunternehmen keine komplexen Maschinen oder ein zu verwaltendes Lager, dafür aber besondere Ansprüche betreffend der Human Resources und dem Dokumentenmanagement. Andere betreiben wenig Marketing oder haben keine Dienstreisen, die gesondert abgerechnet werden müssen. Ein effizientes ERP-System besteht aus mehreren Modulen, die für jedes Unternehmen beliebig zusammengestellt und erweitert werden können und die wichtigen Bereiche gezielt ansteuern. Die sechs großen Oberbegriffe, welche die Gesamtheit der ERP-Systeme umfassen, sind Vertrieb, Projekte, Beschaffung, Personal, Organisation und Finanzen. Der Vertrieb beschäftigt sich mit dem Kontaktmanagement, Marketing, dem Verfassen von Angeboten und Marktanalysen zur Planung weiterer Schritte. Im Bereich Projekte werden je nach Unternehmen die Human Resources und/oder die Maschinen überwacht und gesteuert. Im Bereich HR geht es etwa um die Erfassung und Optimierung der Arbeitszeit und ihrer Nutzung, während bei den Maschinen im Sinne von 4.0 die Steuerung der Maschinen in einem Betrieb und zwischen Betrieben organisiert wird. Auch Fragen zur Wartung laufen in diesem Modul zusammen. Im Bereich Beschaffung geht es um die Logistik, den möglichst effizienten und kostengünstigen Erwerb von Materialien und die Verwaltung des Lagers. Das Modul Personal widmet sich Lohn und Gehalt, dem Bewerbungsprozess, dem Aufnehmen von Mitarbeiterfeedback und den Personalakten. In dem Modul Organisation finden sich Kalender mit für das Unternehmen wichtigen Daten, den einzelnen Kommunikationswegen wie E-Mail oder Intranet und der Administration der Unternehmenssoftware. Die Finanzen umfassen sowohl Abrechnung und Investition als auch Mahnungen. Das ERP-System verbindet in seinen einzelnen Modulen die unterschiedlichen, die Module betreffenden Systeme und die einzelnen Module untereinander. Es sorgt so für eine reibungsfreie Kommunikation zwischen den einzelnen Teilbereichen des Unternehmens, für eine hohe Kompatibilität der Daten und eine intuitive Bedienung, die in allen Unternehmensbereichen vergleichbar abläuft. Die Datenstruktur erfolgt einheitlich und erlaubt so auch die Analyse durch künstliche Intelligenz in allen Bereichen des Unternehmens. Auch jenseits dieser und anderer innovativer Möglichkeiten bietet die Einführung eines ERP-Systems zahlreiche Vorteile.



Effizienzsteigerung mit ERP-Systemen – 10 Vorteile für jedes Unternehmen

  • Vorteil 1: Grundvoraussetzung für moderne Automatisierung
    Moderne Unternehmen besitzen zahlreiche automatisierte Prozesse. Ob in einer Fabrik im Sinne von Industrie 4.0 oder als Informationen für Mitarbeiter, Leads oder Zulieferer, das ERP-System bildet die Basis, um zahlreiche Prozesse zu automatisieren. So kann Arbeitszeit gespart, demotivierende Routine abgebaut und so die Produktivität erhöht werden.
  • Vorteil 2: Zusammenarbeit verbessert Kommunikationskultur
    In vielen Unternehmen arbeiten die einzelnen Abteilungen nebeneinander her. Besonders zwischen Verwaltung und Produktion gibt es häufig kommunikative Klüfte, die durch ein ERP-System und die ganzheitliche Verwaltung der Daten verkleinert und überbrückt werden kann.
  • Vorteil 3: Weniger Fehlerquellen
    Durch eine zentrale Erfassung und Verwaltung von Daten vermeiden Sie mit einem ERP-System Fehler wie Doppelungen, Übertragungsfehler und andere Inkonsistenzen, die in einem dezentralen System nicht oder nur sehr spät auffallen würden.
  • Vorteil 4: Mehr und bessere Daten
    Für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens benötigen Sie Daten, die nicht nur vollständig und fehlerfrei sind, sondern auch schnell anhand der verschiedenen wichtigen Gesichtspunkte ausgewertet werden können. Ein ERP-System stellt Ihnen die Daten, die Sie benötigen, komplett und in einheitlicher Form zur Verfügung.
  • Vorteil 5: Zeitersparnis
    Ganz gleich, ob bei der Auswertung von Daten, der zentralen Steuerung von Prozessen oder der Kommunikation einzelner Abteilungen, ein ERP-System bietet eine echte Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter.
  • Vorteil 6: Kostenersparnis
    Nicht nur durch die Einsparung von Arbeitszeit, auch durch die Optimierung zahlreicher Prozesse wie der Just-in-time-Lieferung von Materialien oder der effizienten Wartung Ihrer Maschinen können Sie erhebliche Kostenersparnisse erzielen.
  • Vorteil 7: Motivation durch ganzheitliche Sichtweise
    Durch ein ERP-System haben alle Mitarbeiter im Rahmen ihrer Zugriffsrechte einen Blick auf das gesamte Unternehmen. Ob im Lager, in der Produktion, in der Finanzabteilung oder in der Verwaltung, durch den Überblick über die einzelnen Prozesse, das Kundenfeedback und die gemeinsam erzielten Erfolge bildet sich so ein echter Ehrgeiz für den Unternehmenserfolg.
  • Vorteil 8: Größere Datensicherheit
    Durch ein ERP-System werden die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter zentral definiert und geregelt. So können Ihre Mitarbeiter von überall auf die für sie wichtigen Daten zugreifen, alle vertraulichen Daten sind jedoch vor unbefugtem Zugriff geschützt. Auch die zentrale Speicherung und Sicherung der Daten sorgt für eine erhöhte Datensicherheit, denn bei einem Systemausfall können die Daten schnell und vollständig wiederhergestellt werden.
  • Vorteil 9: Erhöhter Datenschutz
    Im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung müssen persönliche Daten, die in großem Stil verarbeitet werden, besonders geschützt werden. Ein ERP-System bietet nicht nur diesen Schutz gegen den Zugriff durch unbefugte Mitarbeiter und Dritte, sondern ermöglicht es Ihnen auch, die Daten auf Wunsch schnell zu löschen (Recht auf Vergessenwerden) oder auf Anfrage mitzuteilen.
  • Vorteil 10: Leichte Einbindung weiterer wertvoller Systeme
    Auch wenn ein ERP-System wie ein echter Alleskönner erscheint, bietet es für Unternehmen doch nur die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung, die mit zahlreichen weiteren wertvollen Systemen verbunden werden kann. Die Implementierung ist durch die Vielseitigkeit und den modularen Aufbau eines guten ERP-Systems schnell und ohne größere Wartezeiten möglich.

Weitere wichtige Datenmanagementsysteme für Ihr Unternehmen

Wenn Sie Ihr Unternehmen für Industrie 4.0 und die Arbeitswelt von heute fit machen wollen, so gibt es einige weitere Systeme, über die Sie nachdenken sollten. So ermöglicht ein Customer Relations Management (CRM) System die erfolgreiche Verfolgung von Leads und die Bindung bestehender Kunden. Marketing kann durch entsprechende Software automatisiert werden, um etwa in Social Media oder als E-Mails stets zielgerichtetes, Erfolg versprechendes Marketing durchzuführen. Die Personalverwaltung und Entgeltabrechnung können durch spezialisierte Software effizient gestaltet werden. Zusätzlich sorgt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dafür, dass die anfallenden Verträge, Korrespondenzen, Belege und Absprachen zentral verwaltet und leicht analysierbar sind. Mit dieser Vielzahl unterschiedlicher Werkzeuge können Sie Ihr Unternehmen optimieren, versteckte Potenziale freimachen und mögliche Fehlerquellen bereinigen. Die Basis für den Erfolg ist jedoch immer ein ERP-System, das die einzelnen Werkzeuge und alle Bereiche Ihres Unternehmens miteinander verknüpft.


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